Instruction n°74/AMF-UMOA/2023

AMF-UMOA AUTORITÉ DES MARCHES FINANCIERS DE L’UNION MONÉTAIRE OUEST AFRICAINE a

RELATIVE AUX FONCTIONS ESSENTIELLES ET À LA DÉTENTION DE CARTES PROFESSIONNELLES AU SEIN DU DEPOSITAIRE CENTRAL / BANQUE DE REGLEMENT (DC/BR])

L’Autorité des Marchés Financiers de l’Union Monétaire Ouest Africaine,

Vu le Traité révisé de l’Union Monétaire Ouest Africaine [UMOA] du 12 juillet 2019, entré en vigueur le 1* octobre 2022, modifiant la dénomination du Conseil Régional de l’Eporgne Publique et des Marchés Financiers [CREPMF) en Autorité des Marchés Financiers de l’UMOA [(AMF-UMOA] ;

Vu la Convention du O3 juillet 1996 portant création du Conseil Régional de l’Épargne Publique et des Marchés Financiers, notamment son Annexe portant composition, organisation, fonctionnement et attributions du Conseil Régional de l’Épargne Publique et des Marchés Financiers ;

Vu le Règlement Général n°001/97 du 28 novembre 1997 relatif à l’organisation, au fonctionnement et au contrôle du marché financier régional notamment en ses articles 10 et 16 ;

Vu l’instruction n°3/97 du 29 novembre 1997 relative à l’agrément du Dépositaire Central / Banque de Règlement ;

Vu la Décision n° 004 du 29/04/2021/CM/UMOA portant nomination du Président du Conseil Régional de l’Épargne Publique et des Marchés Financiers ;

Vu les délibérations de l’AMF-UMOA en sa 98ê"° session ordinaire du 23 décembre 2023, tenue à Cotonou en République du Bénin ;

ARRÊTE:

#TITRE 1 — DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article O1 — Définitions

Aux fins de la présente Instruction, on entend par :

a} immunités : privilèges dont bénéficient les agents en vertu duquel ils ne peuvent être déférés devant les juridictions des Etats membres de l’UEMOA.

• b) requérant : personne dont le dossier de demande de carte professionnel est soumis à

l’AMF-UMOA.

• c) responsable : toute personne ayant en charge le contrôle ultime de premier niveau des

activités d’une direction, d’un département ou d’un service, hiérarchiquement et directement rattachée à la Direction Générale de la Structure Centrale.

• d) situation professionnelle : les positions administratives suivantes d’un agent à un moment

de sa carrière : poste occupé, détachement, disponibilité, admission à la retraite, sanction ou condamnation, cessation d’activité temporaire ou définitive.

Article O2 Objet et champ d’application

la présente Instruction définit les fonctions essentielles devant obligatoirement figurer dans l’organigramme du Dépositaire Central/Banque de Règlement (DC/BR) ainsi que les fonctions dont l’exercice requiert la détention de cartes professionnelles.

#TITRE 2 — FONCTIONS ESSENTIELLES

Article O3 Fonctions essentielles au sein du DC/BR 3.1 Le DC/BR doit disposer obligatoirement à minima des fonctions suivantes :

• la surveillance des opérations de compensation ;
• la gestion des opérations ;
• la gestion et de la sécurité du système d’information ;
• l’audit interne ;
• la conformité ;
• lo gestion des risques.

3.2 les fonctions essentielles susvisées sont indépendantes et incompatibles entre elles et avec d’autres fonctions. Leur exercice est insusceptible de cumul. Les agents et responsables exerçant les fonctions susvisées sont indépendants. Ils ne peuvent cumuler leurs fonctions avec d’autres fonctions.

3.3 Les responsables des fonctions mentionnées au point 3. 1 doivent disposer de l’autonomie suffisante ainsi que des moyens techniques et humains nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.

Ces moyens sont adaptés à l’importance de l’activité du DC/BR. pe

Article O4 Description des fonctions et désignation des responsables des fonctions essentielles

4.1 Le DC/BR doit procéder à une description détaillée des différents fonctions et postes prévus à son organigramme. Cette description doit notamment préciser les compétences et les qualifications requises pour les occuper.

4.2 Préalablement à la désignation des responsables visés à l’Article O3 ci-dessus, le DC/BR s’assure de leur honorabilité, de leur compétence professionnelle, ainsi que de leur connaissance du cadre légal et réglementaire en vigueur.

4.3 l’intérim des fonctions assujetties à détention de carte professionnelle ne peut être assuré que par une personne détenant une carte professionnelle et n’exerçant pas des tâches incompatibles. Cet intérim ne peut excéder six [06] mois.

Article O5 Immunités des agents

Les Agents du DC/BR ne bénéficient d’aucune immunité de juridiction et d’exécution en raison de poursuites ou sanctions prononcées par l’AMF-UMOA, dans le cadre de leurs fonctions. Les actions des agents, liées à leurs fonctions, sont prescrites selon les délais de droit commun. Aucun accord, aucune convention contraire au présent article ne peut être opposée à l’AMF-UMOA.

#TITRE 3 — DETENTION DES CARTES PROFESSIONNELLES

Article O6 | Personnes assujetties à la détention de cartes professionnelles

6.1 Au titre de ses prérogatives, l’AMF-UMOA est seul compétent à définir la liste des personnes assujetties à l’obtention de cartes professionnelles.

6.2 La détention de cartes professionnelles délivrées par l’AMF-UMOA est obligatoire pour les personnes travaillant dans des domaines nécessitant une attention particulière au regard des exigences du métier et de la gouvernance d’entreprise.

6.3 Les fonctions dont l’exercice requiert la détention de cartes professionnelles sont les suivantes :

• les dirigeants, notamment le Directeur Général et le Directeur Général Adjoint ;
• le responsable des opérations de compensation ;
• le responsable des opérations de dépositaire ;
• les agents en relation avec les émetteurs ;
• les agents chargés de la gestion et de la sécurité du système d’information ;
• le responsable des systèmes d’information ;
• le responsable de l’Audit Interne ;
• le responsable de la conformité ;
• le responsable de la gestion des risques.

6.4 Une même personne ne peut détenir plus d’une carte professionnelle. # Qu

#Article 07

Procédures de délivrance de cartes professionnelles

7.1 En vue de la délivrance d’une carte professionnelle, le DC/BR transmet à l’AMF-UMOA, dans un délai d’un (01) mois à compter de la date d’embauche ou de nomination de la personne assujettie, un dossier comportant les documents suivants :

une demande de délivvance de carte professionnelle précisant lo situation professionnelle du requérant ;

une photocopie de la carte nationale d’identité ou du passeport en cours de validité ; un Curriculum Vitae signé par le requérant avec lo mention “certifié sincère” ;

!

d’une attestation d’aptitude professionnelle délivrée par le Directeur Général ou le Président du Conseil d’Administration {lorsqu’il s’agit des dirigeants) ;

une attestation ou certificat de travail pour chaque poste ou référence citée ; une photocopie des diplômes certifiés conformes aux originaux ;

un extrait de casier judiciaire datant de moins de trois (03) mois du pays émetteur de sa pièce d’identité et un extrait délivré par les autorités compétentes du pays du siège de lo Structure Centrale [si |e pays émetteur n’est pas le pays du siège] ;

deux photos d’identité récentes de même tirage.

7.2 le requérant fournira les traductions assermentées des pièces et documents visés ci-dessus lorsqu’ils sont établis en d’autres langues que la langue française.

7,3

#Article 08

8.1 8.2 8.3 8.4

Dans le cadre de la délivrance d’une carte professionnelle relative à un changement de fonction ou la nomination d’un dirigeant disposant préalablement d’une carte professionnelle, le DC/BR transmet à l’AMF-UMOA, dans un délai de quinze (15) jours le Curriculum Vitae actualisé du requérant et une attestation d’aptitude professionnelle délivrée par le Directeur Général ou le Président du Conseil d’Administration lorsqu’il s’agit d’un dirigeant nommé par le Conseil d’Administration.

L’AMFUMOA peut conditionner la délivrance d’une carte professionnelle à la réussite d’un test d’aptitude professionnelle par le requérant.

Règles déontologiques applicables aux personnes assujelties à la détention de cartes professionnelles

Les personnes assujeities à la détention de cartes professionnelles sont tenues au secret professionnel dans les conditions et sous les peines prévues par les lois et règlementations en vigueur.

Ces personnes ne peuvent utiliser les informations confidentielles qu’elles détiennent que pour l’exercice des fonctions qu’elles exercent au sein ou pour le compte du DC/BR.

Le DC/BR établit un règlement intérieur édictant les règles de déontologie applicables aux personnes placées sous sa responsabilité et assujeities à la détention de cartes professionnelles.

Ce règlement précise notamment les conditions dans lesquelles ces personnes peuvent effectuer des opérations sur instruments financiers pour leur propre compte.

Article O9 | Obligations des responsables assujettis à la détention de cartes professionnelles

9.1 Les responsables assujettis à la détention de cartes professionnelles élaborent chaque année un rapport d’activité sur les conditions dans lesquelles ils ont exercé leurs fonctions. Ce rapport est transmis au plus tard le 15 janvier de l’année suivante au Comité d’Audit du DC/BR.

9.2 Ce rapport doit être examiné par le Conseil d’Administration du DC/BR avant so transmission à l’AMFUMOA par le Président du Conseil d’Administration au plus tard le 31 mars de l’année suivante.

9.3 Ce rapport d’activité comporte :

• la description de l’organisation de la fonction ;
• le recensement des tâches accomplies pour l’exercice de la mission ;
• les observations que le responsable a été conduit à formuler ;
• les mesures adoptées à la suite de ces observations.

#Article 10 — Durée et renouvellement des cartes professionnelles

10.1 A défaut d’un changement de situation professionnelle, d’une sanction prononcée par l’AMFUMOA ou toute autre condamnation, les cartes professionnelles délivrées aux dirigeants et agents du DC/BR ont une durée fixée par l’AMF-UMOA et sont renouvelées par tacite reconduction.

10.2 L’AMF-UMOA peut conditionner le renouvellement d’une carte professionnelle à la réussite d’un test d’aptitude professionnelle par le requérant.

#Article 11 — Changement de la situation des détenteurs de cartes professionnelles

le DC/BR doit informer l’AMFUMOA de tout changement intervenu dans lo situation professionnelle d’un détenteur de carte professionnelle, dans un délai de quinze (15} jours calendaires à compter de la date de la survenance dudit changement.

#Article 12 — Conditions de retrait des cartes professionnelles

12.1 L’AMFUMOA peut retirer la carte professionnelle délivrée à toute personne assujettie lorsqu’elle constate que son honorabilité est entachée ou qu’il relève des manquements ou des lacunes importantes dans la conduite des missions attachées à sa fonction.

12.2 En cos de retrait de la carte professionnelle d’un responsable assujetti, le DC/BR dispose d’un délai d’un {[1) mois à compter de l’embauche ou de la nomination de son remplaçant pour solliciter une carte professionnelle pour ce dernier.

#TITRE 4 — DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

#Article 13 — Sanctions aux manquements

13.1 Lo vacance d’un des postes de responsable des fonctions indiquées à l’article 6.3 cidessus pendant une durée de plus de six (06) mois ou la non-transmission dans le délai requis à l’article 7.1 d’un dossier complet de demande de carte professionnelle, pour toute personne embouchée ou désignée pour une fonction réglementaire, est passible de

sanctions, conformément aux dispositions règlementaires en vigueur sur le marché financier régional de l’UMOA.

13.2 De même, le défaut ou le non-respect du délai de la déclaration de tout changement intervenu dans la situation professionnelle d’un détenteur de carte professionnelle est passible de sanctions.

#Article 14 — Dispositions transitoires

Le DC/BR dispose d’un délai maximum de deux (02) ans à compter de la date de signature de la présente Instruction pour se mettre en conformité avec les dispositions de la présente Instruction.

#Article 15 — Abrogation

la présente Instruction abroge et remplace toutes dispositions réglementaires antérieures et contraires traitant du même objet.

#Article 16 — Publication et date d’entrée en vigueur

La présente Instruction, qui sera publiée partout où besoin sera, entre en vigueur à compter de sa date de signature.

Fait à Abidjon, le _ 2 9 DEC. 2023

Pour l’Autorité des Marchés Financiers de l’UMOA Le Présid pe Uri e rrésiaent 7 HN ÿ/Le Président ABIDJAN 01 A, marches # *% >, Badanam PATOKI V4 +22